Розрахунок витрат на таксі під час ділових поїздок – практичний посібник для компаній та самозайнятих осіб
- 15 трав.
- Читати 4 хв
Ділові поїздки рідко обходяться без витрат на місцеві перевезення. Таксі зручні, але також є проблемою з бухгалтерським обліком. Як їх врегулювати? Коли можна відрахувати ПДВ, а коли потрібно сплатити ПДВ? Чи буде самозайнята особа оплачувати проїзд у таксі так само, як і працівник? Прочитай це та закінчи з цим.
Працівник у відрядженні: як законно стягнути плату за проїзд у таксі
Правова основа:
Делегування означає, що роботодавець повинен покрити необхідні витрати працівника на проїзд (стаття 77^5 Трудового кодексу: «Працівник, який виконує службові обов’язки поза місцем розташування зареєстрованого офісу або постійного місця роботи роботодавця, має право на допомогу для покриття витрат, пов’язаних із відрядженням»). Таксі також включені до цієї категорії – за умови, що їхня діяльність обґрунтована та задокументована.
Розпорядження Міністра праці та соціальної політики від 29 січня 2013 року (Законодавчий вісник 2013 р., поз. 167, зі змінами) визначає розміри добових та принципи відшкодування витрат.
Фіксована ставка для місцевих поїздок становить:
9 злотих на день для внутрішнього бізнесу (тобто 20% від ліміту в 45 злотих),
10% пільга на іноземні поїздки (наприклад, Німеччина: 4,90 євро від пільги 49 євро).
Якщо витрати на таксі перевищують фіксовану норму, ви можете подати заявку на відшкодування фактичних витрат, але податкова служба вважатиме перевищення оподатковуваним доходом працівника.
А як щодо ПДФО та ЗСУ?
Відповідно до ст. 21 розділ 1 пункт 16 літ. та Закону про податок на доходи фізичних осіб, «добові та інші виплати за час відрядження працівника» звільняються від оподаткування, але лише в межах, встановлених положенням.
Повернення одноразового податку = звільнення від сплати ПДФО та ЗПДВ .
Повернення понад фіксовану суму = дохід працівника , доданий до зарплати, оподаткований та підлягає сплаті внесків (окрім іноземної делегації, де звільнення може бути більшим).
Рішення Верховного адміністративного суду від 19 листопада 2024 року (II FSK 230/22) підтверджує: «відшкодування витрат на проїзд таксі у службових цілях становить дохід працівника від трудових відносин».
Документація: лише з рахунком-фактурою
Чек без ПІП = непридатний для ПДВ та витрат,
Квитанція з ідентифікаційним податковим номером підприємства до 450 злотих = спрощений рахунок-фактура (стаття 106e, абзац 5, пункт 3 Закону про ПДВ),
Найкраще: рахунок-фактура на ім'я компанії.
Додатково: врегулювання делегування (мета, час, витрати, вкладення).
ПДВ
Поїздки на таксі в Польщі: ПДВ 8% (послуги з перевезення пасажирів), відраховується у рахунку-фактурі.
Іноземне таксі: без відрахування , ПДВ, сплачений за кордоном, є витратами компанії (якщо не відшкодовано через VAT-REF).
Підприємець: як самозайнята особа оформлює таксі
Що говорить закон?
Трудовий кодекс не поширюється на індивідуальних підприємців. Стаття застосовується. 22 розділ 1 Закону про податок на доходи фізичних осіб: «витрати на отримання доходів – це витрати, понесені для досягнення, підтримки або забезпечення джерела доходів».
Мистецтво. 23 сек. У пункті 52 Закону про податок на доходи фізичних осіб зазначено, що до витрат не враховується вартість добових, що перевищує ліміти, встановлені нормативними актами для працівників. Таким чином, підприємець може включити добові, але лише до суми, передбаченої для працівника.
Інші витрати (готель, таксі, квитки): фактичні витрати + рахунки-фактури .
ПДВ
Таксі в Польщі = ПДВ 8% , може бути відрахований у рахунку-фактурі або квитанції з NIP (ідентифікаційним податковим номером), якщо водій таксі був зареєстрований платником ПДВ.
Таксі за кордоном = іноземний ПДВ, який не підлягає відрахуванню в Польщі.
Документація
рахунок-фактура або квитанція з ПДВ та ідентифікаційним податковим номером (до 450 злотих),
Розміщення делегацій (добровільне, але корисне),
Обмінні курси: Середній курс NBP на день, що передує даті виникнення витрат (стаття 11a, пункт 2 Закону про податок на доходи фізичних осіб).
Практичне зауваження:
Підприємці не мають права на одноразові виплати на проживання чи проїзд. Винятком є добові , які можна враховувати, незважаючи на відсутність рахунків-фактур (до ліміту). Все інше вимагає документального оформлення.
Приклади з реального життя:
Січ - працівник у відрядженні всередині країни (2 дні, Краків) :
Таксі: 60 + 20 + 55 злотих = 135 злотих (чек з NIP, рахунок-фактура, чек без NIP).
Одноразова виплата на проїзд: 18 злотих.
Відшкодування витрат: 135 злотих – 18 злотих = 117 злотих оподатковуваного доходу.
Компанія відраховує ПДВ з перших 2 документів (приблизно 6 злотих).
Анна - співробітниця в Берліні (3 дні) :
Таксі: €92 (Берлін) + 80 злотих (Варшава).
Добові: 147 євро, дорожні витрати: 14,70 євро.
Додаткові витрати: приблизно. 437 злотих = дохід Анни (оподатковуваний).
Марія - самозайнята особа, одноденна внутрішня делегація :
Добові: 22,50 злотих (понад 8 годин).
ПКП: 120 злотих (брутто).
Таксі: 30 злотих (чек з NIP) + 35 злотих (чек без NIP).
Витрати можуть дати: 120 + 22,50 + 27,78 злотих = 170,28 злотих. Відпочинок? Важко виправдати.
Що слід пам'ятати
Документація обов'язкова : без рахунку-фактури, без ПДВ та без вартості.
Працівник : може отримати одноразове відшкодування без сплати податків. Надлишок = дохід.
Підприємець : розраховується лише за те, що він фактично витратив та задокументував.
Іноземна делегація : ПДВ не підлягає відрахуванню, але вищі надбавки та фіксовані виплати.
Таксі в межах міста роботи : не є діловою поїздкою, відшкодування може оподатковуватися.
Облік поїздок на таксі може здатися ретельним, але якщо все зробити правильно, це захистить вас від податкових проблем. Принцип? Збирайте рахунки-фактури, майте обґрунтування та не розраховуйте на те, що «квитанції буде достатньо».
Податкове законодавство здається складним? ось спрощена версія
Не потрібно бути бухгалтером, щоб це зрозуміти. Коротко кажучи:
Якщо ви їдете на таксі у відрядження , компанія (або ви як компанія) можете оплатити це та включити до вартості.
Але! Ви повинні мати рахунок-фактуру або квитанцію з ідентифікаційним податковим номером (максимум 450 злотих).
Працівник? Ви можете отримати відшкодування. Але якщо таксі коштує більше, ніж ліміт, то перевищення оподатковується.
Самозайнятий? У вас більше свободи. Але нульовий рахунок = нульова вартість.
ПДВ? У Польщі – так, за кордоном – мабуть, ні.
Отже: збирайте документи, вимагайте рахунок-фактуру, нічого не залишайте на волю випадку . Вам справді не потрібно знати всі правила, щоб правильно розрахувати вартість проїзду в таксі. Просто дотримуйтесь кількох простих правил і тримайте свої документи в порядку.
Comentarios