Abrechnung von Taxifahrten auf Geschäftsreisen – ein praktischer Leitfaden für Unternehmen und Selbstständige
Geschäftsreisen sind selten ohne Kosten für den öffentlichen Nahverkehr. Taxis sind zwar praktisch, stellen aber auch eine buchhalterische Herausforderung dar. Wie werden sie verbucht? Wann ist die Mehrwertsteuer abzugsfähig und wann muss die Einkommensteuer erhoben werden? Müssen Selbstständige Taxikosten genauso verbuchen wie Angestellte? Lesen Sie weiter und klären Sie alle Fragen.
Ein Angestellter auf Geschäftsreise: Wie er Taxikosten rechtmäßig zurückerhält
Rechtsgrundlage:
Bei einer Dienstreise muss der Arbeitgeber die notwendigen Reisekosten des Arbeitnehmers übernehmen (Artikel 77^5 des Arbeitsgesetzbuches: „Ein Arbeitnehmer, der seine dienstlichen Pflichten außerhalb des Sitzes oder der ständigen Arbeitsstätte des Arbeitgebers wahrnimmt, hat Anspruch auf eine Reisekostenvergütung.“). Taxifahrten fallen darunter, sofern sie gerechtfertigt und belegt sind.
Die Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 29. Januar 2013 (Gesetzblatt 2013, Pos. 167, in der geänderten Fassung) legt die Höhe der Zulagen und die Grundsätze der Kostenerstattung fest.
Die Pauschalgebühr für Fahrten innerhalb des Landes beträgt:
9 PLN pro Tag für Inlandsdienstreisen (d. h. 20 % der Pauschale von 45 PLN).
10 % der Auslandszulage (z. B. Deutschland: 4,90 € von einer Zulage von 49 €).
Wenn die Taxikosten die Pauschalvergütung übersteigen, können Sie eine Erstattung der tatsächlich angefallenen Kosten beantragen. Das Finanzamt wird den übersteigenden Betrag jedoch als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers betrachten.
Und was ist mit PIT und ZUS?
Gemäß Artikel 21 Absatz 1 Nummer 16 Buchstabe a des Einkommensteuergesetzes sind „Tagespauschalen und sonstige Zahlungen für die Dauer einer Geschäftsreise eines Arbeitnehmers“ von der Steuer befreit, jedoch nur innerhalb der in der Verordnung festgelegten Grenzen.
Rückerstattung als Pauschalbetrag = Befreiung von Einkommensteuer und Sozialabgaben .
Rückerstattung über den Pauschalbetrag hinaus = Einkommen des Arbeitnehmers , hinzugerechnet zum Gehalt, versteuert und beitragspflichtig (es sei denn, es handelt sich um eine Auslandsdelegation, bei der die Befreiung möglicherweise weiter gefasst ist).
Das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichts vom 19. November 2024 (II FSK 230/22) bestätigt: „Die Erstattung von Taxifahrtkosten zu geschäftlichen Zwecken stellt das Einkommen des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis dar.“
Dokumentation: nur mit Rechnung
Quittung ohne NIP = nutzlos für Mehrwertsteuer und Kosten,
Quittung mit Angabe der Steueridentifikationsnummer des Unternehmens bis zu einem Betrag von 450 PLN = vereinfachte Rechnung (Artikel 106e Absatz 5 Nummer 3 des Umsatzsteuergesetzes),
Im Idealfall: eine persönliche Rechnung für das Unternehmen.
Zusätzlich: Abwicklung der Delegation (Zweck, Zeit, Kosten, Anlagen).
Mehrwertsteuer
Taxifahrten in Polen: Mehrwertsteuer 8% (Personenbeförderungsdienst), abzugsfähig auf der Rechnung.
Ausländisches Taxi: kein Abzug , im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer ist eine Betriebsausgabe (sofern nicht über die Mehrwertsteuer-Rückerstattung erstattet).
Unternehmer: Wie ein Selbstständiger seine Taxirechnungen begleicht
Was sagt das Gesetz?
Das Arbeitsgesetzbuch gilt nicht für Einzelunternehmen. Artikel 22 Absatz 1 des Einkommensteuergesetzes findet Anwendung: „Abzugsfähige Kosten sind Kosten, die zur Erzielung, Aufrechterhaltung oder Sicherung einer Einkommensquelle anfallen.“
Artikel 23 Absatz 1 Nummer 52 des Einkommensteuergesetzes besagt, dass Tagegelder, die die in den Vorschriften für Arbeitnehmer festgelegten Höchstgrenzen überschreiten, nicht zu den Kosten gezählt werden. Ein Unternehmer kann daher Tagegelder zwar geltend machen, jedoch nur bis zur Höhe des für den Arbeitnehmer vorgesehenen Betrags.
Sonstige Kosten (Hotel, Taxi, Tickets): tatsächliche Ausgaben + Rechnungen .
Mehrwertsteuer
Taxi in Polen = Mehrwertsteuer 8% , kann auf der Rechnung oder Quittung mit der Steueridentifikationsnummer (NIP) abgezogen werden, wenn der Taxifahrer mehrwertsteuerpflichtig ist.
Taxifahrt im Ausland = ausländische Mehrwertsteuer, nicht abzugsfähig in Polen.
Dokumentation
Mehrwertsteuerrechnung oder Quittung mit Steueridentifikationsnummer (bis zu 450 PLN),
Abrechnung von Geschäftsreisen (freiwillig, aber hilfreich),
Wechselkurse: Durchschnittlicher NBP-Kurs am Tag vor dem Tag, an dem die Kosten entstanden sind (Artikel 11a Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes).
Praktischer Hinweis:
Unternehmer haben keinen Anspruch auf Pauschalbeträge für Unterkunft oder Reisekosten. Eine Ausnahme bilden Tagegelder , die (bis zu einem bestimmten Höchstbetrag) auch ohne Belege geltend gemacht werden können. Alle anderen Ausgaben müssen dokumentiert werden.
Beispiele aus dem realen Leben:
Jan - Mitarbeiter auf einer Inlandsdienstreise (2 Tage, Krakau) :
Taxi: 60 + 20 + 55 PLN = 135 PLN (Quittung mit NIP, Rechnung, Quittung ohne NIP).
Pauschalbetrag für Reisekosten: 18 PLN.
Kostenrückerstattung: PLN 135 – PLN 18 = PLN 117 zu versteuerndes Einkommen.
Das Unternehmen zieht von den ersten beiden Dokumenten die Mehrwertsteuer ab (ca. 6 PLN).
Anna – Mitarbeiterin in Berlin (3 Tage) :
Taxi: 92 € (Berlin) + 80 PLN (Warschau).
Tagessatz: 147 €, Reisekostenpauschale: 14,70 €.
Mehrkosten: ca. 437 PLN = Annas Einkommen (versteuert).
Maria – selbstständig, eintägige Inlandsdelegation :
Tagessatz: PLN 22,50 (über 8 Stunden).
PKP: PLN 120 (brutto).
Taxi: PLN 30 (Quittung mit NIP) + PLN 35 (Quittung ohne NIP).
Die Kosten könnten sich auf 120 + 22,50 + 27,78 PLN = 170,28 PLN belaufen. Der Rest? Schwer zu rechtfertigen.
Was Sie sich merken müssen
Eine Dokumentation ist unerlässlich : Ohne Rechnung fallen keine Mehrwertsteuer und keine Kosten an.
Arbeitnehmer : Kann eine steuerfreie Pauschalerstattung erhalten. Überschuss = Einkommen.
Unternehmer : rechnet nur das ab, was er tatsächlich ausgegeben und dokumentiert hat.
Ausländische Delegation : Mehrwertsteuer nicht abzugsfähig, dafür höhere Zulagen und Pauschalbeträge.
Taxifahrt innerhalb der Stadt des Arbeitsplatzes : Es handelt sich nicht um eine Geschäftsreise, die Erstattung kann steuerpflichtig sein.
Die Abrechnung von Taxitarifen mag aufwendig erscheinen, doch eine sorgfältige Vorgehensweise schützt vor Steuerproblemen. Die Regel lautet: Rechnungen sammeln, Belege vorlegen und sich nicht darauf verlassen, dass „eine Quittung ausreicht“.
Das Steuerrecht erscheint Ihnen kompliziert? Hier ist eine vereinfachte Version.
Man muss kein Buchhalter sein, um das herauszufinden. Kurz gesagt:
Wenn Sie auf einer Geschäftsreise ein Taxi nehmen , kann das Unternehmen (oder Sie als Unternehmen) die Kosten dafür übernehmen und sie in die Gesamtkosten einbeziehen.
Aber! Sie benötigen eine Rechnung oder Quittung mit Steueridentifikationsnummer (max. 450 PLN).
Sind Sie Angestellter? Dann können Sie eine Rückerstattung erhalten. Hat der Taxitarif jedoch den Höchstbetrag überschritten, ist der Differenzbetrag steuerpflichtig.
Selbstständig? Sie haben mehr Freiheit. Aber keine Rechnung = keine Kosten.
Mehrwertsteuer? In Polen – ja, im Ausland – wahrscheinlich nicht.
Das heißt: Sammeln Sie alle Unterlagen, verlangen Sie Rechnungen und überlassen Sie nichts dem Zufall . Sie müssen nicht jede einzelne Vorschrift kennen, um Ihren Taxitarif korrekt zu berechnen. Befolgen Sie einfach ein paar einfache Regeln und halten Sie Ihre Unterlagen in Ordnung.
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