Поездка на такси включена в расходы компании — что, как и почему?

Отнести чек за такси на расходы компании? Звучит просто, но налоговая инспекция не руководствуется логикой, а только правилами. Выдержит ли ваш курс встреч с клиентами проверку? Или, может быть, невинный штраф из паркомата станет последним гвоздем в гроб бухгалтерской системы?

Ознакомьтесь с тремя условиями, которые необходимо соблюдать, чтобы не попасть в налоговую ловушку, и узнайте о наиболее распространенных ошибках, которые могут обойтись вам дороже, чем сама поездка.

1. Когда можно включить поездку на такси в расходы вашей компании?

2. Какие документы необходимы для оплаты расходов на такси?

3. Как уплатить НДС за услуги такси?

4. Наиболее распространенные ошибки при расчете поездок на такси

5. Как это выглядит на практике?

Когда можно включить поездку на такси в расходы вашей компании?

Расчет стоимости поездки на такси не так очевиден, как может показаться. Прежде чем положить чек в папку, убедитесь, что вы выполнили три ключевых требования . Без них – извините, налоговая не примет.

Условие № 1: Соответствие бизнесу

У вас должна быть конкретная и законная бизнес-цель . Поездка должна приносить прямую пользу вашему бизнесу, то есть помогать вам получать или сохранять доход.

Типичные ситуации включают в себя:

• поездка на встречу с клиентом,

• транспортировка материалов для заказа,

• поездки на обучение или торговые ярмарки,

• аварийный доступ в офис в случае поломки автомобиля.

  
  

Пример из реальной жизни: вы едете из офиса в аэропорт, чтобы забрать своего партнера из-за границы — хорошо, у вас есть расходы. А вечерний поход в кино? Забудь это.

А как насчет компаний? В компаниях (например, обществах с ограниченной ответственностью или товариществах с ограниченной ответственностью) урегулирование поездок на такси также возможно, но требует большей дисциплины в отношении документации.

Расходы должны быть четко связаны с деятельностью компании , а поездка должна осуществляться уполномоченным лицом, например: член совета директоров, сотрудник или доверенное лицо.

При себе стоит иметь командировочное или командировочное предписание , а также бухгалтерский документ с данными компании.

Если курс оплачен партнером или членом правления из частных средств , компания может возместить ему эти расходы, но это должно быть надлежащим образом задокументировано, в противном случае это может привести к возникновению налогооблагаемого дохода.

Высший административный суд в своем решении от 19 ноября 2024 года (II FSK 230/22) установил, что возмещение расходов на такси работнику — даже в служебных целях — может признаваться его доходом и облагаться НДФЛ. Поэтому компаниям следует тщательно документировать цель поездки и позаботиться о формальностях, чтобы избежать ненужных налоговых последствий.

Условие № 2: Фактическое возникновение расходов

Это значит: платите вы, а не кто-то другой . Если счет оплатил подрядчик, а вы только перевели деньги, то вы его не оплачиваете.

Условие № 3: Надлежащая документация

И вот тут начинается самое интересное. В правилах четко указано: у вас должен быть бухгалтерский документ , соответствующий требованиям.

Что работает?

• Счет-фактура НДС – требуется, если стоимость курса превышает 450 злотых нетто,

• Квитанция с указанием идентификационного номера налогоплательщика (NIP) вашей компании — этого будет достаточно, если стоимость составляет до 450 злотых,

• Групповой счет — один раз в месяц за несколько поездок, но с полным списком маршрутов и дат.

  
  

Новинка 2025 года: на чеке может быть QR-код — это позволит вам легко проверить его подлинность. И налоговая тоже.

Какие документы необходимы для оплаты расходов на такси?

Вы собираете квитанции за такси? Отлично, но распечатка с фискального принтера — это еще не все. Чтобы налоговой инспекции не на что было жаловаться, нужно знать , какой документ и когда будет действовать , и что делать, если водитель еще не разобрался в новых технологиях.

Квитанция без ИНН – остерегайтесь этой ловушки

Уже несколько лет действует следующее правило: чек без указания идентификационного номера налогоплательщика покупателя не является достаточным основанием для регистрации расхода. Исключения? Только в трех ситуациях:

1. Заправка на АЗС,

2. Плата за проезд по автомагистрали,

3. Небольшие расходы до 50 злотых (но такси в их число не входит).

То есть: если водитель не указал в чеке идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) компании, то плата не взимается.

Стоит знать: на практике многие водители до сих пор используют старые кассовые аппараты , в которых нет функции ввода идентификационного номера налогоплательщика покупателя .

Это связано с тем, что, несмотря на обязанность использования онлайн-касс с 1 июля 2021 года, нет четких правил относительно окончательной даты их физической замены , особенно если старый кассовый аппарат все еще находится в рабочем состоянии.

Но свет в конце туннеля есть – все больше таксистов заменяют свое оборудование на новое , часто полностью виртуальное (например, мобильные приложения). И никаких проблем с добавлением ИНН не возникнет.

Если водитель продолжает использовать устаревший кассовый аппарат, он или она может выписать:

• бумажный счет – да, вручную,

• Счет-фактура с НДС – лучше всего запросить его сразу.

Что должно быть в действительном счете-фактуре?

Чтобы все было в порядке, ваш счет за такси должен включать:

• дата и место выдачи,

• данные перевозчика: имя, идентификационный номер налогоплательщика,

• описание услуги (например, маршрут, время, цель),

• соответствующая ставка НДС – обычно 8% (или 4%, если водитель платит фиксированную ставку),

• подпись или печать водителя.

С 2024 года электронный счет-фактура должен иметь квалифицированную электронную подпись. Некоторые приложения уже делают это автоматически. Просто помните, что электронный счет-фактура — это не то же самое, что счет-фактура в формате PDF.

Если стоимость поездки составляет менее 450 злотых, достаточно будет предоставить квитанцию с идентификационным номером налогоплательщика. Но не помешало бы написать на обороте, какова была цель поездки — это всегда производит хорошее впечатление при проверке.

Как уплатить НДС за услуги такси?

Эта часть особенно важна для водителей такси, имеющих собственный бизнес (JDG). Они самостоятельно решают, на каких принципах они будут рассчитывать НДС за свои транспортные услуги.

Если вы являетесь клиентом такси и просто хотите включить счет в расходы — не волнуйтесь, вы не можете выбирать ставку или способ уплаты НДС. Вы просто оплачиваете счет по выставленному вам тарифу.

Хорошо, документы в порядке, цель бизнеса ясна, но как это выглядит с точки зрения НДС, если вы находитесь по другую сторону — за рулем?

Общие правила - ставка НДС 8%

Это классическая модель выставления счетов:

• применяется стандартная ставка НДС 8%,

• вы можете вычесть 50% НДС с топлива и запасных частей,

• вы должны подавать декларации JPK_V7 каждый месяц.

  
  

Пример: Ставка 300 злотых нетто = 24 злотых НДС (8%), итого 324 злотых брутто.

Для компаний, регулярно уплачивающих НДС, это, как правило, лучший выбор.

Фиксированная ставка - 4% НДС

Это упрощенный вариант, но с ограничениями:

• ставка всего 4%,

• нет права на вычет входного НДС,

• требуется предварительное уведомление о НДС-26.

  
  

Этот вариант часто выбирают мелкие предприниматели или те, кто не является активными плательщиками НДС.

Когда что-то более прибыльно?

Если ваша компания применяет полный НДС и вы часто пользуетесь такси — выбирайте 8%. Фиксированная ставка в размере 4% — это вариант, в основном, для тех, кто хочет максимально упростить ситуацию и не вычитать НДС ежедневно.

Также стоит помнить, что с 2025 года в декларации JPK_V7M необходимо указывать процентное разделение входящего НДС между облагаемыми и освобожденными от налогообложения видами деятельности. Это делает еще более важным выбор правильной формы налогообложения.

Наиболее распространенные ошибки при расчете поездок на такси

Даже если у вас добрые намерения и надежная документация, легко оступиться. А налоговая инспекция, как и всегда, любит придираться к деталям. Проверьте, готовите ли вы что-нибудь из этих классических блюд:

Нет описания пункта назначения = чушь

Квитанция с идентификационным номером налогоплательщика — это еще не все. Вы должны четко указать , почему этот курс важен для вашего бизнеса . Лучше всего добавить его прямо на обороте:

«Поездка на встречу с клиентом XYZ, 03.12.2025 – обсуждение условий нового контракта».

Такая записка может сэкономить вам деньги в случае проверки.

1. Непоследовательные даты и документы

Типичная ошибка: счет-фактура от 10.04, запись в КПиР от 13.04, а в официальной записке указано, что поездка была… 17.04. Такого рода непоследовательность вызывает подозрения и льет воду на мельницу чиновника .

2. Злоупотребление коллективными счетами-фактурами

Групповой счет-фактура очень удобен, но будьте осторожны — он должен быть:

• выдается один раз в 30 дней,

• с подробной разбивкой отдельных поездок.

Нет списка маршрутов = стоимость отклонена.

3. Неправильный вычет НДС

С 2025 года необходимо точно распределять НДС между облагаемыми и необлагаемыми налогом видами деятельности. Если вы рассчитаете его неправильно или не укажете его в JPK, у вас могут возникнуть проблемы.

Помните: лучше потратить лишние 5 минут на написание записки, чем час на объяснения перед проверкой.

Возмещение расходов на такси работнику — расходы работодателя или доход работника?

Согласно постановлению Высшего административного суда от 19 ноября 2024 года (регистрационный номер II ФСК 230/22) , возмещение расходов на проезд на такси работнику может быть признано его доходом, подлежащим обложению НДФЛ , даже если поездка была связана со служебными обязанностями.

Суд установил, что не каждая командировка автоматически считается нейтральной с точки зрения налогообложения . Если нет официального поручения (например, приказа о командировке) и сотрудник пользуется такси, например на работе офис может определить, что это безвозмездная выгода и, следовательно, налогооблагаемый доход .

📌 Коротко говоря: если вы возмещаете сотруднику расходы на поездку на такси и не имеете соответствующих документов — это можно рассматривать как доход . Однако если деловая цель хорошо документирована, поездку следует считать деловыми расходами, не имеющими налоговых последствий для сотрудника.

Как это выглядит на практике?

Вышеуказанное руководство было подготовлено на основе действующих положений налогового законодательства Польши. Все инструкции соответствуют действующим требованиям налоговых органов. Но — и это важное НО — реальность порой отличается от учебника.

Что происходит на самом деле?

В повседневной бухгалтерской практике многие компании включают поступления в свои расходы «как есть» — без налогового идентификационного номера, без какого-либо специального описания, иногда даже без особого размышления. И что? Чаще всего ничего не происходит. Подавляющее большинство налоговых органов закрывают на это глаза. Особенно для небольших сумм и если документы выглядят «честно».

Но...

Достаточно одного чрезмерно ретивого чиновника, одной проверки или новых внутренних указаний сверху — и вот вы уже в неведении... ну, вы понимаете.

Потому что в польских реалиях предприниматель — это не партнер, а подозреваемый по должности . Здесь по-прежнему действует принцип презумпции виновности , то есть именно вам, а не ведомству, предстоит доказать, что все было в соответствии с законом. Это наследие Польской Народной Республики, которое, к сожалению, все еще живо и процветает.

Стоит ли рисковать?

Если можете, всегда лучше следовать правилам так, как будто вы готовитесь к проверке, которая состоится завтра в 8 утра. Даже если вы считаете их абсурдными или преувеличенными. Потому что когда дело дойдет до критической ситуации, оправданий не будет: «все так делают».

В офисе, как и в любом офисе, виноватым всегда будете вы. А если вы поручите задачу должностному лицу, даже самая маленькая ошибка может стоить вам времени, нервов и денег.

Подводить итоги:

• Чеки без идентификационного номера налогоплательщика? На практике они часто проходят, но формально они не в порядке.

• Большинство офисов смотрят в другую сторону... пока не перестают.

• Правило №1: Не рассчитывайте на удачу. Лучше перестраховаться, чем потом показываться на глаза.

  
  

Потому что в Польше предприниматель редко получает кредит доверия. Так что не рискуйте и будьте святее бога. Серьезно...