Расчет стоимости проезда на такси во время командировок — практическое руководство для компаний и самозанятых

Деловые поездки редко обходятся без расходов на местные поездки. Такси — это удобно, но также и проблематично с точки зрения бухгалтерского учета. Как их урегулировать? Когда можно вычесть НДС и когда необходимо платить НДФЛ? Будет ли самозанятый человек оплачивать проезд в такси так же, как и наемный работник? Прочтите это и покончите с этим.

1. Сотрудник в командировке: как законно вернуть деньги за проезд в такси

2. Предприниматель: как самозанятому человеку устроиться в такси

3. Налоговое право кажется сложным? вот упрощенная версия

Сотрудник в командировке: как законно вернуть деньги за проезд в такси

Правовая основа:

Делегирование означает, что работодатель должен покрыть необходимые командировочные расходы работника (статья 77^5 Трудового кодекса: «Работник, исполняющий служебные обязанности вне места нахождения зарегистрированного офиса или постоянного места работы работодателя, имеет право на компенсацию расходов, связанных со служебной командировкой»). Сюда также входят такси, если они обоснованы и задокументированы.

Постановление министра труда и социальной политики от 29 января 2013 года (Законодательный вестник 2013 г., пункт 167, с изменениями) определяет размеры суточных и принципы возмещения расходов.

Фиксированная ставка за местные поездки составляет:

• 9 злотых в день для внутренних деловых поездок (т.е. 20% от нормы в 45 злотых),

• 10% надбавка за иностранный язык (например, Германия: 4,90 евро из 49 евро надбавки).

Если расходы на такси превышают фиксированную ставку пособия, вы можете подать заявление на возврат фактических расходов, но налоговая инспекция будет считать превышение налогооблагаемым доходом работника.

А как насчет PIT и ZUS?

В соответствии со ст. 21 часть 1 пункт 16 лит. и Законом о подоходном налоге с физических лиц «суточные и другие выплаты на период командировки работника» освобождаются от налога, но только в пределах, установленных в постановлении.

Возврат паушального налога = освобождение от уплаты НДФЛ и ZUS .

Возврат сверх фиксированной суммы = доход работника , прибавленный к заработной плате, обложенный налогом и подлежащий уплате взносов (за исключением иностранной делегации, в случае которой освобождение от уплаты налога может быть более обширным).

Решение Высшего административного суда от 19 ноября 2024 года (II FSK 230/22) подтверждает: «возмещение расходов на проезд на такси в служебных целях является доходом работника от трудовых отношений».

Документация: только со счетом-фактурой

• Квитанция без ИНН = бесполезна для НДС и расходов,

• Квитанция с идентификационным номером налогоплательщика до 450 злотых = упрощенная счет-фактура (статья 106e, абзац 5, пункт 3 Закона о НДС),

• Лучше всего: счет-фактура на имя компании.

Дополнительно: урегулирование состава делегации (цель, время, расходы, вложения).

НДС

• Поездки на такси в Польше: НДС 8% (услуги по перевозке пассажиров), вычитается из счета.

• Иностранное такси: вычет не производится , НДС, уплаченный за рубежом, является расходом компании (если только он не возмещен через НДС-REF).

Предприниматель: как самозанятому человеку устроиться в такси

Что говорит закон?

Трудовой кодекс не распространяется на индивидуальных предпринимателей. Статья применяется. 22, раздел 1 Закона о подоходном налоге с физических лиц: «расходы на получение доходов — это расходы, понесенные для получения, поддержания или обеспечения источника доходов».

Искусство. 23 сек. В пункте 52 статьи 1 Закона о подоходном налоге с физических лиц указано, что в расходы не включается стоимость суточных, превышающая установленные в нормативных актах пределы для работников. Поэтому предприниматель может включить в трудовой договор суточные, но только в размере, предусмотренном для работника.

Прочие расходы (гостиница, такси, билеты): фактические расходы + счета-фактуры .

НДС

• Такси в Польше = НДС 8% , может быть вычтен из счета-фактуры или квитанции с ИНН (идентификационный налоговый номер), если водитель такси был зарегистрирован в качестве плательщика НДС.

• Такси за границей = иностранный НДС, не вычитаемый в Польше.

Документация

• Счет-фактура или квитанция с указанием идентификационного номера налогоплательщика (до 450 злотых),

• Урегулирование делегаций (добровольное, но полезное),

• Курсы валют: средний курс НБП на день, предшествующий дате возникновения расходов (статья 11а, пункт 2 Закона о подоходном налоге с физических лиц).

Практическое примечание:

Предприниматели не имеют права на единовременные выплаты на проживание или проезд. Исключением являются суточные , которые могут быть учтены, несмотря на отсутствие счетов-фактур (до установленного лимита). Все остальное требует документирования.

Примеры из реальной жизни:

Ян - сотрудник в командировке по стране (2 дня, Краков) :

• Такси: 60 + 20 + 55 злотых = 135 злотых (квитанция с ИНН, счет-фактура, квитанция без ИНН).

• Единовременная сумма на поездку: 18 злотых.

• Возврат расходов: 135 злотых – 18 злотых = 117 злотых налогооблагаемого дохода.

• Компания вычитает НДС из первых двух документов (около 6 злотых).

Анна - сотрудница в Берлине (3 дня) :

• Такси: 92 евро (Берлин) + 80 злотых (Варшава).

• Суточные: 147 евро, командировочные: 14,70 евро.

• Дополнительные расходы: прибл. 437 злотых = доход Анны (облагается налогом).

Мария - самозанятая, однодневная внутренняя делегация :

• Суточные: 22,50 злотых (более 8 часов).

• ПКП: 120 злотых (брутто).

• Такси: 30 злотых (квитанция с ИНН) + 35 злотых (квитанция без ИНН).

• Расходы могут составить: 120 + 22,50 + 27,78 злотых = 170,28 злотых. Отдых? Трудно обосновать.

Что нужно помнить

• Необходима документация : без счета-фактуры, без НДС и без расходов.

• Сотрудник : может получить единовременный возврат налога, не облагаемый налогом. Излишек = доход.

• Предприниматель : рассчитывается только по фактически потраченным и задокументированным суммам.

• Иностранная делегация : НДС не вычитается, но действуют более высокие налоговые льготы и фиксированные ставки.

• Такси в пределах города работы : не является командировкой, возмещение может облагаться налогом.

Учет поездок на такси может показаться сложным, но если все сделать правильно, то вы избежите проблем с налогами. Принцип? Собирайте счета, имейте обоснование и не рассчитывайте на то, что «квитанции будет достаточно».

Налоговое право кажется сложным? вот упрощенная версия

Чтобы это понять, не обязательно быть бухгалтером. Суммируя:

• Если вы берете такси в командировке , компания (или вы как компания) можете оплатить поездку и включить ее в расходы.

• Но! У вас должен быть счет-фактура или квитанция с идентификационным номером налогоплательщика (макс. 450 злотых).

• Сотрудник? Вы можете получить возврат средств. Но если стоимость такси превышает установленный лимит, превышение облагается налогом.

• Частный предприниматель? У вас больше свободы. Но ноль счетов = ноль затрат.

• НДС? В Польше — да, за рубежом — скорее всего, нет.

Итак: соберите документы, попросите счет, ничего не оставляйте на волю случая . Вам на самом деле не обязательно знать все правила, чтобы правильно рассчитать стоимость поездки на такси. Просто следуйте нескольким простым правилам и держите свои документы в порядке.