Поїздка на таксі включена до витрат компанії - що, як і чому?
- Damian Brzeski
- 1 день тому
- Читати 7 хв
Вкинути квитанцію таксі до витрат компанії? Звучить просто, але податкова служба працює не на основі логіки, а лише на основі нормативних актів. Чи пройде ваш курс зустрічей з клієнтами перевірку? А може, невинний штраф з паркомата стане останнім цвяхом у труні бухгалтерського обліку?
Ознайомтеся з трьома умовами, які ви повинні виконати, щоб не потрапити в податкову пастку, а також дізнайтеся про найпоширеніші помилки, які можуть коштувати вам більше, ніж сама поїздка.
Коли ви можете включити поїздку на таксі до витрат вашої компанії?
Розрахунок вартості поїздки на таксі не такий очевидний, як може здатися. Перш ніж покласти квитанцію в папку, переконайтеся, що ви відповідаєте трьом ключовим вимогам . Без них – вибачте, податкова інспекція це не прийме.
Умова № 1: Відповідність бізнесу
У вас повинна бути конкретна та легітимна бізнес-метa . Поїздка повинна приносити пряму користь вашому бізнесу, тобто допомагати вам заробляти або підтримувати дохід.
Типові ситуації включають:
поїздка на зустріч з клієнтом,
транспортування матеріалів для замовлення,
поїздки на навчання або виставки,
екстрений доступ до офісу у разі поломки автомобіля.
Приклад з реального життя: ви їдете з офісу до аеропорту, щоб забрати свого партнера з-за кордону – гаразд, у вас є витрати. Але вечірній похід у кіно? Забудь про це.
А як щодо компаній? У компаніях (наприклад, товариствах з обмеженою відповідальністю або командитних товариствах) також можливий розрахунок витрат на поїздки на таксі, але це вимагає більшої документальної дисципліни.
Вартість повинна бути чітко пов'язана з діяльністю компанії , а поїздка повинна здійснюватися за уповноваженою особою, наприклад, член правління, працівник або довірена особа.
Варто мати відрядження або наказ про відрядження , а також бухгалтерський документ з даними компанії.
Якщо курс оплачується партнером або членом правління з приватних коштів , компанія може відшкодувати йому ці витрати, але це має бути належним чином задокументовано, інакше це може призвести до оподатковуваного доходу.
Вищий адміністративний суд у своєму рішенні від 19 листопада 2024 року (II FSK 230/22) постановив, що відшкодування витрат на таксі працівнику – навіть у ділових цілях – може бути визнано його доходом та обкладено податком на доходи фізичних осіб. Тому компаніям слід ретельно документувати мету поїздки та подбати про формальності, щоб уникнути непотрібних податкових наслідків.
Умова № 2: Фактичне понесення витрат
Це означає: платите ви, а не хтось інший . Якщо рахунок сплатив підрядник, а ви лише перерахували кошти, ви його не погасите.
Умова № 3: Належна документація
І ось тут починається цікаво. У нормативних актах чітко зазначено: ви повинні мати бухгалтерський документ , який відповідає вимогам.
Що працює?
Рахунок-фактура з ПДВ – потрібен, якщо вартість курсу перевищує 450 злотих нетто,
Квитанція з ідентифікаційним податковим номером (NIP) вашої компанії – цього буде достатньо, якщо вартість сягає до 450 злотих,
Груповий рахунок – раз на місяць, за кілька поїздок, але з повним переліком маршрутів та дат.
Нове з 2025 року: чек може мати QR-код – це дозволить вам легко перевірити його справжність. І податкова служба також
Які документи потрібні для оплати витрат на таксі?
Ви збираєте квитанції про оплату таксі? Чудово, але роздруківка з фіскального принтера – це ще не все. Щоб податковій інспекції не було до чого претензувати, потрібно знати , який документ і коли спрацює – і що робити, якщо водій ще не розуміє нові технології.
Квитанція без ідентифікаційного номера – остерігайтеся цієї пастки
Вже кілька років діє таке правило: квитанція без ідентифікаційного податкового номера покупця недостатня для фіксації витрат. Винятки? Тільки у трьох випадках:
Заправка на заправці,
Плата за проїзд автомагістраллю,
Незначні витрати до 50 злотих (але таксі до них не належить).
Тобто: якщо водій не вказав ідентифікаційний податковий номер компанії у квитанції – витрат немає.
Варто знати: на практиці багато водіїв досі використовують старі касові апарати , які не мають функції введення ідентифікаційного податкового номера покупця .
Це пояснюється тим, що, незважаючи на обов'язкове використання онлайн-касових апаратів з 1 липня 2021 року, немає чітких правил щодо кінцевої дати їх фізичної заміни , особливо якщо старий касовий апарат все ще працює.
Але є світло в кінці тунелю – все більше таксистів замінюють своє обладнання новим , часто повністю віртуальним (наприклад, мобільними додатками). І немає жодних проблем із додаванням ідентифікаційного податкового номера.
Якщо водій продовжує користуватися застарілим касовим апаратом, він або вона може видати:
паперовий рахунок – так, вручну,
Рахунок-фактура з ПДВ – найкраще запитувати її одразу.
Що має містити дійсний рахунок-фактура?
Щоб все було гаразд, ваш рахунок на таксі повинен містити:
дата та місце видачі,
дані перевізника: назва, ідентифікаційний податковий номер,
опис послуги (наприклад, маршрут, час, мета),
відповідна ставка ПДВ – зазвичай 8% (або 4%, якщо водій сплачує ПДВ за фіксованою ставкою),
підпис або штамп водія.
З 2024 року електронний рахунок-фактура повинен мати кваліфікований електронний підпис. Деякі програми вже обробляють це автоматично. Просто пам’ятайте, що електронний рахунок-фактура – це не те саме, що рахунок-фактура у форматі PDF.
Якщо вартість поїздки становить менше 450 злотих, достатньо буде чека з ідентифікаційним податковим номером. Але не завадить написати на звороті, з якою метою їздили – це завжди справляє гарне враження на випадок перевірки.
Як сплатити ПДВ за послуги таксі?
Ця частина особливо важлива для водіїв таксі, які ведуть власний бізнес (JDG). Вони самі вирішують, за якими принципами вони розраховуватимуть ПДВ на свої транспортні послуги.
Якщо ви клієнт таксі та хочете лише включити рахунок-фактуру до вартості – не хвилюйтеся, не вам вирішувати ставку чи спосіб розрахунку ПДВ. Ви просто оплачуєте рахунок-фактуру за виставленим вам тарифом.
Добре, документи в порядку, мета бізнесу зрозуміла – але як це виглядає з точки зору ПДВ, якщо ви знаходитесь з іншого боку – за кермом?
Загальні правила – ставка ПДВ 8%
Це класична модель оплати:
застосовується стандартна ставка ПДВ у розмірі 8%,
ви можете відрахувати 50% ПДВ з пального та запасних частин,
Ви повинні подавати декларації JPK_V7 щомісяця.
Приклад: Ставка для 300 злотих нетто = 24 злотих ПДВ (8%), всього 324 злотих брутто.
Для компаній, які регулярно сплачують ПДВ, це зазвичай найкращий вибір.
Фіксована ставка - 4% ПДВ
Це спрощений варіант, але з обмеженнями:
ставка лише 4%,
без права на відрахування вхідного ПДВ,
вимагає попереднього повідомлення про ПДВ-26.
Цей варіант часто обирають дрібні підприємці або ті, хто не є активними платниками ПДВ.
Коли що вигідніше?
Якщо ваша компанія використовує повний ПДВ і ви часто користуєтеся послугами таксі – оберіть 8%. Фіксована ставка 4% – це варіант, головним чином, для тих, хто хоче максимально спростити справи та не відраховувати ПДВ щодня.
Варто також пам’ятати, що з 2025 року в декларації JPK_V7M має бути зазначено відсотковий розподіл вхідного ПДВ між оподатковуваною та звільненою від оподаткування діяльністю. Це робить ще важливішим вибір правильної форми оподаткування.
Найпоширеніші помилки під час оплати поїздок у таксі
Навіть якщо у вас добрі наміри та солідна документація, легко спіткнутися. А податкова інспекція – як завжди податкова інспекція – любить прискіпуватися до деталей. Перевірте, чи готуєте ви якусь із цих класичних страв:
Немає опису місця призначення = нісенітниця
Квитанція з ідентифікаційним податковим номером – це ще не все. Ви повинні чітко вказати , чому цей курс був актуальним для вашого бізнесу . Найкраще додати його безпосередньо на звороті:
«Поїздка на зустріч з клієнтом XYZ, 03.12.2025 – обговорення умов нового контракту».
Така записка може заощадити вам гроші у разі перевірки.
Невідповідні дати та документи
Типова помилка: рахунок-фактура від 10/04, запис у КПіР від 13/04, а в офіційній записці зазначено, що поїздка була… 17/04. Така невідповідність викликає підозри та є водою на млин чиновника .
Зловживання колективними рахунками-фактурами
Збірний рахунок-фактура надзвичайно зручний, але будьте обережні – він має бути:
видається один раз на 30 днів,
з детальним розкладом окремих поїздок.
Немає списку маршрутів = вартість відхилена.
Неправильне відрахування ПДВ
З 2025 року ви повинні точно розподіляти ПДВ між оподатковуваною та звільненою від оподаткування діяльністю. Якщо ви неправильно його розрахуєте або не відобразите в JPK, у вас можуть виникнути проблеми.
Пам’ятайте: краще витратити 5 хвилин на написання записки, ніж годину на пояснення перед перевіркою.
Відшкодування витрат на таксі працівнику – витрати роботодавця чи дохід працівника?
Згідно з рішенням Верховного адміністративного суду від 19 листопада 2024 року (довідковий номер II FSK 230/22) , відшкодування витрат на проїзд працівником на таксі може бути визнано його доходом, що підлягає оподаткуванню ПДФО , навіть якщо поїздка була пов'язана з виконанням службових обов'язків.
Суд постановив, що не кожна ділова поїздка автоматично є податково нейтральною . Якщо немає офіційного делегування (наприклад, наказу про відрядження) і працівник користується таксі, наприклад на роботі офіс може визначити, що це безоплатна вигода , а отже, оподатковуваний дохід .
📌 Коротко: Якщо ви відшкодовуєте працівнику витрати на поїздку на таксі та не маєте відповідної документації – це можна розглядати як дохід . Але якщо ділова мета добре задокументована, поїздку слід вважати бізнес-витратами без податкових наслідків для працівника.
Як це виглядає на практиці?
Вищезазначений посібник було підготовлено на основі чинних положень податкового законодавства Польщі. Всі інструкції відповідають чинним вимогам, що встановлюються податковими органами. Але – і це важливе АЛЕ – реальність іноді відрізняється від підручника.
Що ж насправді відбувається?
У повсякденній бухгалтерській практиці багато компаній включають надходження до своїх витрат «як є» – без ідентифікаційного податкового номера, без будь-якого спеціального опису, іноді навіть без особливих роздумів. І що? Найчастіше нічого не відбувається. Переважна більшість податкових інспекцій закривають на це очі. Особливо для невеликих сум і якщо документи виглядають «чесно».
Але...
Достатньо одного надмірно завзятого чиновника, однієї перевірки чи нових внутрішніх інструкцій зверху – і раптом ти опиняєшся в темряві… ну, знаєш.
Бо в польській реальності підприємець не є партнером, а підозрюваним за посадою . Принцип презумпції вини тут все ще застосовується, а це означає, що ви, а не відомство, маєте довести, що все було відповідно до закону. Це спадщина Польської Народної Республіки, яка, на жаль, досі жива та процвітає.
Чи варто ризикувати?
Якщо можете, завжди краще дотримуватися правил так, ніби ви готуєтеся до перевірки завтра о 8 ранку. Навіть якщо ви вважаєте їх абсурдними або перебільшеними. Бо коли дійде до біди, не буде жодного виправдання: «всі так роблять».
В офісі, як і в будь-якому офісі – винуватцем завжди будете ви. А якщо ви доручите посадовцю завдання, навіть найменша помилка може коштувати вам часу, нервів і грошей.
Підсумовуючи:
Квитанції без ідентифікаційного податкового номера? На практиці вони часто проходять, але формально вони не є прийнятними.
Більшість офісів дивляться в інший бік... доки не перестають.
Правило №1: Не розраховуйте на удачу. Краще перестрахуватися, ніж потім показувати своє обличчя.
Бо в Польщі підприємцю рідко видають кредит довіри. Тож обережно поводьтеся та будьте святішими за Бога. Серйозно...
Comments