Rozliczanie przejazdów taxi w delegacji - praktyczny przewodnik dla firm i samozatrudnionych
- Damian Brzeski
- 6 maj
- 4 minut(y) czytania
Podróże służbowe rzadko odbywają się bez kosztów przejazdów lokalnych. Taksówki to wygoda, ale też wyzwanie księgowe. Jak je rozliczyć? Kiedy VAT da się odliczyć, a kiedy trzeba zapłacić PIT? Czy samozatrudniony rozliczy taksówkę tak samo jak pracownik? Przeczytaj i miej temat z głowy.
Pracownik na delegacji: jak legalnie odzyskać za taxi
Podstawa prawna:
Delegacja oznacza, że pracodawca musi pokryć niezbędne koszty podróży pracownika (art. 77^5 Kodeksu pracy: "Pracownikowi wykonującemu zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy, przysługuje należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową."). Taksówki się w to mieszczą – pod warunkiem, że są uzasadnione i udokumentowane.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. 2013 poz. 167 z późn. zm.) precyzuje wysokości diet oraz zasady zwrotu kosztów.
Ryczałt na dojazdy lokalne to:
9 zł na dobę delegacji krajowej (czyli 20% diety 45 zł),
10% diety zagranicznej (np. Niemcy: 4,90 € z diety 49 €).
Jeśli koszty taxi przekraczają ryczałt, można wnioskować o zwrot faktycznych wydatków, ale fiskus uzna nadwyżkę za opodatkowany przychód pracownika.
Co z PIT i ZUS?
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, zwolnione z podatku są "diety oraz inne należności za czas podróży służbowej pracownika", ale tylko w granicach przewidzianych przez rozporządzenie.
Zwrot do ryczałtu = zwolnienie z PIT i ZUS.
Zwrot ponad ryczałt = przychód pracownika, doliczany do pensji, opodatkowany i oskładkowany (chyba że delegacja zagraniczna, gdzie zwolnienie bywa szersze).
Wyrok NSA z 19.11.2024 r. (II FSK 230/22) potwierdza: "zwrot kosztów przejazdu taksówką w celach służbowych stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy".
Dokumentacja: tylko z fakturą
Paragon bez NIP = bezużyteczny dla VAT i kosztów,
Paragon z NIP firmy do 450 zł = faktura uproszczona (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT),
Najlepiej: faktura imienna na firmę.
Dodatkowo: rozliczenie delegacji (cel, czas, wydatki, załączniki).
VAT
Przejazdy taxi w Polsce: VAT 8% (usługa przewozu osób), do odliczenia przy fakturze.
Zagraniczne taxi: brak odliczenia, VAT zapłacony za granicą to koszt firmy (chyba że odzyskiwany przez VAT-REF).
Przedsiębiorca: jak rozlicza taxi samozatrudniony
Co mówi ustawa?
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych nie stosuje się Kodeks pracy. Obowiązuje art. 22 ust. 1 ustawy o PIT: "kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów".
Art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT wskazuje, że do kosztów nie zalicza się wartości diet ponad limity określone w przepisach dla pracowników. Przedsiębiorca może zatem ujać dietę, ale tylko do wysokości przewidzianej dla pracownika.
Pozostałe koszty (hotel, taxi, bilety): realne wydatki + faktury.
VAT
Taxi w Polsce = VAT 8%, można odliczyć przy fakturze lub paragonie z NIP o ile taksówkarz był na vacie.
Taxi za granicą = VAT zagraniczny, nie do odliczenia w Polsce.
Dokumentacja
Faktura VAT lub paragon z NIP (do 450 zł),
Rozliczenie delegacji (dobrowolne, ale pomocne),
Kursy walut: Średni NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o PIT).
Uwaga praktyczna:
Przedsiębiorcy nie przysługują ryczałty za noclegi ani dojazdy. Wyjątkiem są diety, które można księgować mimo braku rachunków (do limitu). Wszystko inne wymaga dokumentu.
Przykłady z życia:
Jan - pracownik w delegacji krajowej (2 dni, Kraków):
Taxi: 60 + 20 + 55 zł = 135 zł (paragon z NIP, faktura, paragon bez NIP).
Ryczałt za dojazdy: 18 zł.
Zwrot kosztów: 135 zł – 18 zł = 117 zł przychodu opodatkowanego.
Firma odlicza VAT z 2 pierwszych dokumentów (ok. 6 zł).
Anna - pracowniczka w Berlinie (3 dni):
Taxi: 92 € (Berlin) + 80 zł (Warszawa).
Dieta: 147 €, ryczałt na dojazdy: 14,70 €.
Nadwyżka kosztów: ok. 437 zł = przychód Anny (opodatkowany).
Maria - samozatrudniona, delegacja jednodniowa krajowa:
Diety: 22,50 zł (powyżej 8h).
PKP: 120 zł (brutto).
Taxi: 30 zł (paragon z NIP) + 35 zł (paragon bez NIP).
Do kosztów może dać: 120 + 22,50 + 27,78 zł = 170,28 zł. Reszta? Trudna do uzasadnienia.
O czym trzeba pamiętać
Dokumentacja to podstawa: bez faktury nie ma VAT i nie ma kosztu.
Pracownik: może dostać zwrot do ryczałtu bez podatku. Nadwyżka = przychód.
Przedsiębiorca: rozlicza tylko to, co realnie wydał i udokumentował.
Delegacja zagraniczna: VAT nie do odliczenia, ale wyższe diety i ryczałty.
Taxi w obrębie miasta pracy: nie jest delegacją, zwrot może być opodatkowany.
Rozliczanie przejazdów taksówką może wydawać się drobiazgowe, ale dobrze ogarnięte chroni przed problemami z fiskusem. Zasada? Zbieraj faktury, miej uzasadnienie i nie licz na to, że "paragon wystarczy".
Prawo podatkowe wydaje się skomplikowane? oto wersja uproszczona
Nie musisz być księgowym, żeby to ogarnąć. W skrócie:
Jeżli jeździsz taxi w delegacji, to firma (albo Ty jako firma) może za to zapłacić i wrzucić to w koszty.
Ale! Musisz mieć na to fakturę lub paragon z NIP (max. 450 zł).
Pracownik? Możesz dostać zwrot. Ale jeśli taxi kosztowała więcej niż limit, to nadwyżka jest opodatkowana.
Samozatrudniony? Masz więcej swobody. Ale zero faktury = zero kosztu.
VAT? W Polsce – tak, za granicą – raczej nie.
Czyli: zbieraj papierki, pytaj o fakturę, nie zostawiaj nic przypadkowi. Naprawdę nie trzeba znać wszystkich przepisów, żeby dobrze rozliczyć taxi. Wystarczy trzymać się kilku prostych zasad i mieć porządek w papierach.
Comentários