Taxifahrtenabrechnung bei Geschäftsreisen – ein Praxisleitfaden für Unternehmen und Selbstständige

Geschäftsreisen erfolgen selten ohne die Kosten für lokale Reisen. Taxis sind praktisch, stellen aber auch eine buchhalterische Herausforderung dar. Wie kann man sie begleichen? Wann kann die Mehrwertsteuer abgezogen werden und wann muss die Einkommensteuer gezahlt werden? Werden Taxikosten für Selbstständige genauso abgerechnet wie für Arbeitnehmer? Lesen Sie es und bringen Sie es hinter sich.

1. Mitarbeiter auf Geschäftsreise: So erhalten Sie legal Taxikosten zurück

2. Unternehmer: So regelt ein Selbstständiger ein Taxi

3. Das Steuerrecht erscheint Ihnen kompliziert? hier ist die vereinfachte Version

Mitarbeiter auf Geschäftsreise: So erhalten Sie legal Taxikosten zurück

Rechtsgrundlage:

Eine Entsendung bedeutet, dass der Arbeitgeber die notwendigen Reisekosten des Arbeitnehmers übernehmen muss (Artikel 77^5 des Arbeitsgesetzbuches: „Ein Arbeitnehmer, der seine Dienstpflichten außerhalb des Ortes erfüllt, an dem sich der Sitz oder die ständige Arbeitsstätte des Arbeitgebers befindet, hat Anspruch auf eine Vergütung zur Deckung der Kosten einer Geschäftsreise.“). Taxis sind – sofern begründet und dokumentiert – hiervon erfasst.

In der Verordnung des Ministers für Arbeit und Sozialpolitik vom 29. Januar 2013 (Gesetzblatt 2013, Pos. 167 mit Änderungen) sind die Höhe der Tagegelder und die Grundsätze der Kostenerstattung festgelegt.

Die Pauschale für Fahrten vor Ort beträgt:

• 9 PLN pro Tag für Inlandsgeschäfte (d. h. 20 % der Pauschale von 45 PLN),

• 10 % Auslandsfreibetrag (z. B. Deutschland: 4,90 € von 49 € Freibetrag).

Übersteigen die Taxikosten die Pauschale, können zwar die tatsächlichen Aufwendungen erstattet werden, das Finanzamt wertet den darüber hinausgehenden Betrag jedoch als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers.

Was ist mit PIT und ZUS?

Gemäß Art. 21 Abs. 1 Nr. 16 lit. und dem Einkommensteuergesetz sind „Tagesgelder und sonstige Zahlungen für die Dauer einer Geschäftsreise eines Arbeitnehmers“ von der Steuer befreit, allerdings nur innerhalb der in der Verordnung festgelegten Grenzen.

Rückerstattung der Pauschalsteuer = Befreiung von der Einkommensteuer und der Sozialversicherungssteuer .

Erstattung über den Pauschalbetrag = Einkommen des Arbeitnehmers , das zum Gehalt hinzugerechnet, versteuert und beitragspflichtig ist (außer bei einer Auslandsvertretung, bei der die Befreiung weiter reichen kann).

Das Urteil des Obersten Verwaltungsgerichtshofs vom 19. November 2024 (II FSK 230/22) bestätigt: „Die Erstattung von Taxifahrtkosten zu geschäftlichen Zwecken stellt Einkünfte des Arbeitnehmers aus dem Arbeitsverhältnis dar.“

Dokumentation: nur mit Rechnung

• Quittung ohne NIP = wertlos für Mehrwertsteuer und Kosten,

• Quittung mit Unternehmenssteueridentifikationsnummer bis 450 PLN = vereinfachte Rechnung (Artikel 106e Absatz 5 Nummer 3 des USt-Gesetzes),

• Am besten: Rechnung auf den Namen der Firma.

Zusätzlich: Abrechnung der Delegation (Zweck, Zeit, Kosten, Anlagen).

Mehrwertsteuer

• Taxifahrten in Polen: 8 % Mehrwertsteuer (Personenbeförderungsdienstleistung), ausweisbar auf der Rechnung.

• Ausländisches Taxi: kein Abzug , im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer ist eine Unternehmensausgabe (sofern sie nicht über die Mehrwertsteuer-Referenz zurückgefordert wird).

Unternehmer: So regelt ein Selbstständiger ein Taxi

Was sagt das Gesetz?

Das Arbeitsgesetzbuch gilt nicht für Einzelunternehmen. Es gilt der Artikel. 22 Absatz 1 des Einkommensteuergesetzes: „Kosten der Einnahmeerzielung sind Kosten, die zur Erzielung, Aufrechterhaltung oder Sicherung einer Einnahmequelle anfallen.“

Kunst. 23 Sek. Gemäß § 52 des Einkommensteuergesetzes (Einkommensteuergesetz) zählen zu den Kosten nicht die Beträge der Tagegelder, die die in den Arbeitnehmerregelungen festgelegten Grenzen überschreiten. Der Unternehmer darf daher eine Tagegeldpauschale einbehalten, allerdings nur bis zur Höhe des für den Arbeitnehmer vorgesehenen Betrags.

Sonstige Kosten (Hotel, Taxi, Tickets): tatsächliche Ausgaben + Rechnungen .

Mehrwertsteuer

• Taxi in Polen = 8 % MwSt. , kann von der Rechnung oder Quittung mit NIP (Steueridentifikationsnummer) abgezogen werden, wenn der Taxifahrer mehrwertsteuerpflichtig war.

• Taxi ins Ausland = ausländische Mehrwertsteuer, in Polen nicht abzugsfähig.

Dokumentation

• Mehrwertsteuerrechnung oder Quittung mit Steueridentifikationsnummer (bis zu 450 PLN),

• Abwicklung von Delegationen (freiwillig, aber hilfreich),

• Wechselkurse: Durchschnittlicher NBP-Kurs am Tag vor dem Datum der Kostenentstehung (Artikel 11a, Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes).

Praxishinweis:

Ein Anspruch auf Pauschalentschädigungen für Unterkunft und Reisekosten besteht für Unternehmer nicht . Ausgenommen hiervon sind Tagespauschalen , die trotz fehlender Rechnungen (bis zur Höhe der Vergütung) erfasst werden können. Für alles Weitere ist eine Dokumentation erforderlich.

Beispiele aus dem echten Leben:

Jan – Mitarbeiter auf Inlandsgeschäftsreise (2 Tage, Krakau) :

• Taxi: 60 + 20 + 55 PLN = 135 PLN (Quittung mit NIP, Rechnung, Quittung ohne NIP).

• Pauschalbetrag für die Reise: 18 PLN.

• Kostenerstattung: 135 PLN – 18 PLN = 117 PLN steuerpflichtiges Einkommen.

• Das Unternehmen zieht von den ersten beiden Belegen Mehrwertsteuer ab (ca. 6 PLN).

Anna - Mitarbeiterin in Berlin (3 Tage) :

• Taxi: 92 € (Berlin) + 80 PLN (Warschau).

• Tagegeld: 147 €, Fahrtkostenzuschuss: 14,70 €.

• Mehrkosten: ca. 437 PLN = Annas Einkommen (versteuert).

Maria - Selbständig, eintägige Inlandsdelegation :

• Tagessatz: 22,50 PLN (über 8 Stunden).

• PKP: 120 PLN (brutto).

• Taxi: 30 PLN (Quittung mit NIP) + 35 PLN (Quittung ohne NIP).

• Die Kosten können sich wie folgt ergeben: 120 + 22,50 + 27,78 PLN = 170,28 PLN. Ausruhen? Schwer zu rechtfertigen.

Was Sie sich merken sollten

• Die Dokumentation ist unerlässlich : ohne Rechnung keine Mehrwertsteuer und keine Kosten.

• Arbeitnehmer : können eine steuerfreie Pauschalrückerstattung erhalten. Überschuss = Einnahmen.

• Unternehmer : rechnet nur ab, was er tatsächlich ausgegeben und dokumentiert hat.

• Ausländische Delegation : Mehrwertsteuer nicht abzugsfähig, jedoch höhere Zulagen und Pauschalzahlungen.

• Taxifahrten innerhalb der Arbeitsstadt : Handelt es sich nicht um eine Geschäftsreise, kann die Erstattung steuerpflichtig sein.

Die Abrechnung von Taxifahrten mag zwar eine anspruchsvolle Aufgabe sein, doch wenn Sie sie richtig durchführen, können Sie sich vor Steuerproblemen schützen. Prinzip? Sammeln Sie Rechnungen, begründen Sie diese und verlassen Sie sich nicht darauf, dass „eine Quittung genügt“.

Das Steuerrecht erscheint Ihnen kompliziert? hier ist die vereinfachte Version

Sie müssen kein Buchhalter sein, um das herauszufinden. Zusamenfassend:

• Wenn Sie auf einer Geschäftsreise ein Taxi nehmen , kann dies vom Unternehmen (oder von Ihnen als Unternehmen) bezahlt und in die Kosten einberechnet werden.

• Aber! Sie müssen über eine Rechnung oder Quittung mit einer Steueridentifikationsnummer (max. 450 PLN) verfügen.

• Mitarbeiter? Sie können eine Rückerstattung erhalten. Wenn die Taxikosten jedoch den Höchstbetrag überschreiten, wird der Überschuss besteuert.

• Selbstständig? Sie haben mehr Freiheit. Aber keine Rechnung = keine Kosten.

• MwSt.? In Polen – ja, im Ausland – wahrscheinlich nicht.

Also: Unterlagen sammeln, Rechnung verlangen, nichts dem Zufall überlassen . Um Ihren Taxitarif richtig zu berechnen, müssen Sie wirklich nicht alle Vorschriften kennen. Beachten Sie einfach ein paar einfache Regeln und halten Sie Ihre Papiere in Ordnung.